Pengertian Arsip

Pengertian Arsip

Hai! Perkenalkan nama saya ila, saya mendapat tugas dari guru untuk membuat blogspot, jika terdapat kesalahan harap dimaklumi.

Definisi Arsip Secara Umum

Pengertian arsip secara umum adalah sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan.
Definisi arsip juga dapat diartikan sebagai kumpulan data, warkat, surat atau naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah, swasta atau perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Arti Arsip Menurut KBBI

Pengertian arsip menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

1. Menurut Drs. The Liang Gie
Pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Menurut Sutarto (1997)
Definisi arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
3. Menurut Agus Sugiarto
Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
4. Menurut I.G. Wursanto
Arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Menurut Ensiklopedi Administrasi
Arsip dapat diartikan dengan definisi sebagai berikut:

• Sebuah warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
• Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

6. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arti arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.
Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
7. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia (1979)
Pengertian arsip menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 adalah sebagai berikut:

• Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
• Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
• Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

8. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada bab 1 pasal 1 adalah sebagai berikut:

• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.

Fungsi-fungsi Arsip

1. Fungsi Primer Arsip

Fungsi primer arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan tersebut selesai.
Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna lainnya, misalnya seperti nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna ilmiah dan teknologi, dan lain sebagainya.

2. Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi sekunder arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga, instansi atau perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban.
Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna lainnya, misalnya seperti nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi pendukung yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari.

Jenis-Jenis Arsip

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah jenis arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Aktif

Arsip aktif merupakan jenis arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan suatu administrasi.

3. Arsip Inaktif

Arsip inaktif merupakan jenis arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah mulai menurun.

4. Arsip Statis

Arsip statis adalah jenis arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Arsip Duplikasi

Arsip duplikasi merupakan jenis arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.